APPEL DE PROPOSITIONS PUBLIQUES POUR LES SERVICES PROFESSIONNELS

Pour des honoraires estimés à plus de 100 000 $ taxes incluses, l’Office publiera les documents d’appel de propositions via le système électronique d'appel d'offres (SEAO). L’obtention des documents sur le SEAO est sujette à la tarification de cet organisme. Pour avoir le droit de soumissionner, le soumissionnaire doit obtenir les documents d’appel d’offres en son propre nom par l’entremise du SEAO.

Dans le cadre de ce type d’appel de propositions, l’Office utilise un système de pondération et d'évaluation des offres dont l'établissement et le fonctionnement respectent les règles suivantes:

Les firmes qui déposent une offre de propositions doivent respecter les exigences prescrites dans le document d’appel de propositions. Les règles prescrites se résument ainsi :

  • Que les documents soient transmis dans les délais prévus;
  • Que les prix soumis n’apparaissent nulle part sauf dans une enveloppe opaque et cachetée, bien identifiée au nom du soumissionnaire avec le numéro de soumission et insérée dans l’enveloppe générale de la soumission;
  • La soumission doit être transmise au moyen de deux enveloppes distinctes, soit une première enveloppe contenant uniquement le formulaire «Offre de prix» incluant le bordereau de soumission lorsqu’il est demandé qui est insérée dans la deuxième enveloppe générale contenant les documents de soumission dûment complétés;
  • Le texte des documents doit être complété sur un papier de format 8 ½’’ x 14’’ ou l’équivalent dans le système international;
  • La soumission doit être préparée sur les formulaires fournis par l’Office;
  • Le soumissionnaire doit utiliser une enveloppe pour inclure son volet qualitatif et une enveloppe opaque et cachetée contenant le formulaire «Offre de prix».

Suite au dépôt des offres de propositions, un Comité de sélection de trois membres nommé par le Conseil d’administration de l’Office procède à l’évaluation de toutes les soumissions conformes (ayant fourni les documents obligatoires demandés), et ce, déterminés à partir des critères définis aux documents d’appel de propositions.

Les soumissions sont évaluées individuellement et chaque critère au nombre de 4 reçoit un nombre maximum de points qui ne peut être supérieur à 30 sur un total de 100 pour l’ensemble des critères qualitatifs.

Le Comité de sélection détermine dans quelle mesure chaque soumission répond aux exigences des documents d’appel d’offres et il évalue les soumissions à partir des seuls renseignements qu’elles contiennent.

Une fois l’évaluation qualitative complétée, le comité additionne les notes de chacun des soumissionnaires pour un total maximum de 100 points.

Les soumissionnaires qui n’obtiennent pas la note de passage de 70 points et plus sont automatiquement disqualifiés et l’enveloppe contenant l’«offre de prix» leur est retournée sans avoir été ouverte.

Suite à ce processus, le Conseil d’administration de l’Office entérine la décision du Comité de sélection.